Tschüss GoBS und GDPdU, moin GoBD!

Das BMF hat mit seinem Erlass vom 14. November 2014 - IV A 4 - S 0316/13/10003 nun den Abschluss zu den schon seit längerem geplanten Änderungen zu den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vorgenommen.

Die GoBS und die GDPdU werden ab dem 1. Januar 2015 durch die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ersetzt. In den GoBD werden folglich alle bisherigen Regelungen dazu aufgenommen und an die mittlerweile eigentretenen (technischen) Veränderungen angepasst.

Die GoBD gliedern sich wie folgt:

  1. Allgemeines und Definitionen (Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftsvor-fälle, GoB)
  2. Verantwortlichkeit (auch bei Auslagerung auf Dritte)
  3. Allgemeine Anforderungen (Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Wahrheit, Klarheit etc.)
  4. Belegwesen (Belegfunktion)
  5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle (Grundbuch, Journal, Hauptbuch etc.)
  6. Internes Kontrollsystem (IKS)
  7. Datensicherheit (Zugriffskontrollen, Datensicherungskonzept etc.)
  8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
  9. Aufbewahrung (maschinelle Auswertbarkeit, Scan, Produktiv-/ Archivsystem etc.)
  10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Verfahrensdokumentation, Lesbarmachung)
  11. Datenzugriff (Z1, Z2, Z3, Mitwirkungspflichten)
  12. Zertifizierung und Software-Testate
  13. Anwendungsregelung (Auslaufen von GoBS und GDPdU)

Weiterhin gütlig bleibt das BMF-Schreiben vom 1. Februar 1984 - IV A 7 - S 0318 - 1/84, BStBl I S. 155, das die Verwendung von Mikrofilmaufnahmen zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten regelt.

Nicht erwähnt hat das BMF in seinem Schreiben den BMF-Erlass vom 28. November 2007 - III A 3 - S 1445/06/0029, welcher die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GDPdUZ) regeln. 

Quelle:
BMF-Erlass vom 14. November 2014 - IV A 4 - S 0316/13/10003 (DOK 2014/0353090)